Contratación Administrativa | El Cartel CA | El cartel
Preguntas Frecuentes

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El Cartel
Contratación Administrativa
  • ¿Qué es el cartel?

    El cartel es el documento en el cual la Administración que va a contratar un bien, obra o servicio, incorpora las reglas específicas que van a regir para esa contratación en particular.

    En el cartel se debe indicar qué es lo que se va a contratar, cuáles son las reglas para seleccionar a la mejor oferta, así como el esquema de los derechos y obligaciones para la Administración y el futuro contratista.

    En su elaboración la Administración debe solicitar el cumplimiento de todos aquellos aspectos sobre los que tenga una justificación adecuada, para pedirlos así.

  • ¿El cartel es lo mismo que pliego cartelario o pliego de condiciones?

    Es posible encontrar una serie de términos, que aunque en el pasado tuvieron distintas connotaciones, hoy en día vienen a significar lo mismo y se podría decir que son sinónimos. Entre ellos cartel, pliego cartelario, pliego de condiciones, entre otros. Lo importante es que más allá del nombre que se le de, se debe partir de que dicho documento constituye el dibujo de los principales aspectos de cada contratación y que no existen fórmulas mágicas estandarizadas.

  • ¿Por qué se dice que el cartel es el Reglamento de la contratación específica?

    Cada licitación o contratación directa concursada ha de tener unas reglas específicas que delimiten la actuación de todas las partes involucradas, en otras palabras “El cartel son las reglas del juego”. Reglas si bien es cierto las define de manera discrecional cada entidad licitante, atendiendo a sus necesidades y realidad, una vez que se publica y se hace la apertura de ofertas no pueden ser variadas. En otras palabras una vez que tiene ofertas y luego un contratista, la entidad está obligada por sus propias reglas y no puede desconocerlas.

  • ¿Cuáles son las dos partes importantes de un cartel necesarias para la adecuada escogencia del contratista?

    Para la adecuada selección del contratista más conveniente y para la mejor ejecución contractual, el cartel se ha de conformar de dos aspectos fundamentales: la definición de unos requisitos básicos de admisibilidad y un adecuado sistema de calificación de ofertas, cada uno con una naturaleza distinta y que por lo tanto es importante para tener reglas claras, no mezclar esos conceptos a la hora de realizar el respectivo cartel.

  • ¿Qué son los requisitos de admisibilidad del cartel?

    Los requisitos de admisibilidad son aquellos aspectos básicos que han de exigirse a los participantes para considerarlos elegibles. En otras palabras son aquellas características sin las cuales la Administración puede poner en riesgo la adecuada ejecución contractual y por lo tanto deben ser cumplidos caso contrario aquellos que nos los tengan deben ser excluidos del concurso.

    No existe una lista definitiva de estos requisitos ya que ello va a depender de cada objeto contractual, aunque sí es posible mencionar algunos ejemplos: aspectos básicos de capacidad financiera, experiencia mínima, características técnicas indispensables, temas de cumplimiento legal básico, como inscripción de profesionales en el respectivo Colegio, estar al día en el pago de impuestos, entre otros.

  • ¿Qué es el sistema de calificación del cartel?

    Es el componente del cartel que fija las reglas sobre las cuales se van a comparar las ofertas elegibles. Este sistema debe contener al menos tres elementos básicos: los factores a calificar, el porcentaje que se le va a asignar a cada uno y la metodología de aplicación. Como aspecto vital de su correcta aplicación, debe evitarse incorporar como rubros de calificación aquellos aspectos de cumplimiento obligatorio, ya que esos son parte de los requisitos de admisibilidad no puntuables.

    A criterio de la Administración, podrán utilizarse diversas modalidades para elegir al contratista, tales como un sistema de selección de dos fases, en el cual una vez analizado el cumplimiento de los aspectos técnicos, legales y financieros, se pasará a una segunda etapa en la que se valorará la parte económica “precio”.

  • ¿Qué es el sistema de desempate?

    En aquellos objetos susceptibles de empate, deberán fijarse cláusulas de desempate y, en caso de que aquél persista, definirá la suerte. En este último supuesto, si el cartel no definiere otro método, se convocará a los oferentes cuyas propuestas obtienen la misma puntuación a un lugar, hora y fecha determinados para seleccionar la oferta ganadora. De todo ello se levantará un acta que será suscrita por los asistentes al evento, y posteriormente se adoptará el acto de adjudicación.

    En la definición de este sistema de desempate se debe establecer una prioridad desde el propio cartel, un ejemplo sería: “En caso de empate, se adjudicará en la de menor precio. De mantenerse el empate, la adjudicación recaerá en la de menor plazo de entrega” y así sucesivamente.

  • ¿Quién debe elaborar el cartel?

    Si bien es cierto los Departamentos de Proveeduría pueden organizar el “armado” del cartel, esta es una tarea que implica el trabajo de las unidades usuarias, los expertos técnicos de la Institución, la Asesoría Jurídica, los equipos de análisis financiero, en fin todos los involucrados de manera ordenada y bien coordinada deben cooperar.

  • ¿Qué significa que en el cartel las especificaciones técnicas se establezcan prioritariamente, en términos de desempeño y funcionalidad?

    La Administración debe definir sus necesidades por los resultados esperados y no por el detalle de especificaciones que no le resulten funcionales para alcanzar ese propósito. Lo anterior a fin de no exponerse a situaciones de riesgo, como seria excluir una oferta que podría ser una buena opción y que llene su expectativa, pero que no cumpla con una especificación técnica que no le resulte relevante y funcional para lo que busca.

    De tal manera, que el objetivo debe ser alcanzar el resultado esperado, permitiendo que cada oferente lo logre de acuerdo a su propuesta comercial, sin perjuicio que se describan las características del bien o servicio a contratar, sin ser este el fin ultimo.

  • ¿Puede el cartel exigir repeticiones de todos sus puntos por parte de los oferentes?

    El cartel no debe exigir que el oferente efectúe manifestaciones, repeticiones o transcripciones de aspectos del pliego sobre los cuales los participantes no tengan poder de disposición, ya que esos aspectos son condiciones invariables, los cuales con la mera presentación de la oferta, se tienen por aceptados.

    Es un error, a nivel cartelario, exigir a los oferentes que repitan aspectos que deben ser aceptados, siendo lo relevante que el oferente esté obligado a describir de forma completa, a partir del cartel, las características del objeto contractual (bien o servicio específico que se cotiza).

  • ¿Es posible pedir características muy específicas de un bien o servicio?

    Las medidas, límites, plazos, tolerancia, porcentajes u otras disposiciones de similar naturaleza que deba contener el cartel, se establecerán con la mayor amplitud que permita la clase de negocio de que se trate, en lo posible utilizándolos como punto de referencia.

    Así las cosas, solo si existe una justificación clara y bien detallada es posible cerrar los rangos o amplitudes indicadas en el párrafo anterior.

  • ¿Es posible utilizar marcas comerciales en un cartel?

    Sí. Es posible hacer referencia en un cartel específico a marcas comerciales bajo dos formas: La primera como una mera referencia que sirva de orientación acerca de lo que la Administración requiere contratar, sin que pueda entenderse que la participación está limitada a empresas que ofrecen esa marca.

    La segunda forma, la cual debe ser muy excepcional, ocurre en aquellos supuestos en los que se tiene total certeza técnica acerca de la necesidad una marca específica, pudiendo exigirse como requisito obligatorio. En estos casos la Administración debe contar con todos los estudios objetivos, claros y sustentados que permitan demostrar que no es posible técnicamente aceptar otra marca.

  • ¿En cuales supuestos el cartel puede exigir la presentación de muestras?

    La solicitud de muestras, deberá ajustarse a criterios de razonabilidad y proporcionalidad y se solicitarán, en la medida que se estimen indispensables, para verificar el cumplimiento de las especificaciones del cartel y asegurar el cumplimiento de la finalidad propuesta.

    El cartel deberá indicar, el destino que se dará a las muestras, señalando el tipo de pruebas, verificaciones y valoraciones que se aplicarán, así como la autoridad encargada del estudio. Estos estudios deberán ser objetivos y permitir a quien contrata, tener una anticipación técnica del comportamiento del bien que se está ofreciendo.

    Así las cosas la Administración no debería solicitar muestras si no tiene idea de qué va a hacer con ellas, o no tiene identificadas las pruebas objetivas, a las cuales las iría a someter.

  • ¿Cómo se divulga un cartel?

    La invitación a participar se publicará por los medios físicos o electrónicos así establecidos, de acuerdo al tipo de concurso que se promueva y deberá contener un encabezado que incluya: la identificación de la Administración contratante; la indicación del tipo y número del concurso y una breve descripción del objeto contractual; el costo y forma de pago para adquirir el cartel, o bien, la dirección o medio electrónico en el que éste pueda ser consultado; la hora y fecha de recepción de ofertas y cualquier otra indicación, que la Administración considere necesaria.

  • ¿En cuales medios se publica la invitación a participar en un procedimiento?

    En el caso de Licitaciones Públicas la invitación a participar, las modificaciones al cartel y el acto de adjudicación, se publicarán en el Diario Oficial La Gaceta y en los medios electrónicos habilitados por la Administración.

    En el caso de las Licitaciones Abreviadas la Administración deberá invitar a un mínimo de cinco proveedores del bien o servicio. Si el número de proveedores para el objeto de la contratación es inferior a cinco, deberá cursar invitación mediante publicación en el Diario Oficial La Gaceta y los medios electrónicos habilitados al efecto.

    Cuando el número de proveedores inscritos sea igual o superior a cinco, la Administración queda facultada para extender invitación mediante publicación en el Diario Oficial La Gaceta, cuando así lo estime conveniente para la satisfacción del interés público, en cuyo caso no será necesario que el oferente se encuentre inscrito en el registro de proveedores.

  • ¿Cómo se modifica el cartel?

    La respuesta dependerá si son modificaciones esenciales o no. Por modificaciones no esenciales, se entienden aquellas que no cambien el objeto del negocio ni constituyan una variación fundamental en la concepción original de éste y deberán comunicarse por los mismos medios en que se cursó la invitación, con al menos tres días hábiles de anticipación al vencimiento del plazo para recibir ofertas.

    Cuando mediante publicación o comunicación posterior se introduzca una alteración importante en la concepción original del objeto, los plazos para recibir ofertas serán ampliados, como máximo, en el cincuenta por ciento del plazo mínimo que corresponda de acuerdo con la ley para este tipo de contratación. Sobre el tema se puede consultar el oficio No. 4951 (DAGJ-0668-2008) del 2 de junio de 2008.

    Cuando se trate de aclaraciones acordadas de oficio que no impliquen modificación, es deber de la Administración incorporarlas de inmediato al expediente y darles una adecuada difusión dentro de las 24 horas siguientes.

    Las prórrogas al plazo para recibir ofertas, deben ser comunicadas por un medio idóneo, a más tardar el día anterior al que previamente se hubiere señalado como límite para la presentación de aquellas.

  • ¿Cuántas veces se puede modificar un cartel?

    Una vez publicado o notificado el aviso a concursar, la Administración, dispondrá únicamente de tres oportunidades para modificar de oficio el cartel, así como de igual número para conferir prórrogas al plazo de recepción de las ofertas. Con cada modificación podrán variarse todas aquellas cláusulas que así lo ameriten.





 

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