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Preguntas Frecuentes

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Aundiencias precartel
Contratación Administrativa
  • ¿Qué es la audiencia previa al cartel?

    Es la posibilidad que tiene la Administración, antes de tener la versión definitiva del cartel, de convocar a todos aquellos interesados, en especial a los potenciales oferentes, a una reunión para que puedan hacer sugerencias, observaciones, propuestas de mejora, en fin a depurar las reglas que regirán la contratación.

  • ¿Son lo mismo las audiencias precartel y los estudios de mercado?

    No. Sin embargo, ambas son insumos con los que cuenta la Administración para conocer el mercado. Se debe advertir que una no sustituye a la otra, y que en el caso de las audiencias precartel están reguladas por el Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa; siendo una forma más de incentivar a que las Instituciones tengan contacto con los potenciales proveedores para que puedan generar un franco y transparente intercambio de experiencias, conocimientos y posibilidades que a la postre generen un mejor cartel y por ende una contratación mejor.

  • ¿Se puede entregar una especie de borrador del cartel, antes de la audiencia previa al cartel?

    No existe impedimento alguno para que la Administración establezca una metodología particular para la mejor atención de tales audiencias, lo que incluye la posibilidad de entregar a los potenciales oferentes o interesados una copia de todo o parte de lo que será el futuro cartel, para que ellos lo puedan revisar y hacer las observaciones que consideren oportunas.

    La audiencia previa al cartel es una actividad que debe respetar el principio de igualdad, de tal manera que no es procedente otorgar cualquier documentación a una o algunas partes interesadas si no que hay que tratar a todos por igual. Una forma muy práctica para evitar complicaciones es simplemente subir a la página web la información que se quiere facilitar, pero esto es solo una sugerencia.

  • ¿Cómo debe ser la dinámica de una audiencia previa al cartel?

    Eso lo define cada Administración, siempre y cuando se respeten los principios de igualdad de trato y publicidad.

    Eso sí, hay que seguir algunos formalismos básicos: como hacer un llamado en La Gaceta y levantar un acta.

    Hay que tomar en consideración que no se pueden “castigar” a los oferentes que no asistieron a tales audiencias, ya que no son requisitos de admisibilidad del futuro concurso, sino más bien acercamientos de buena fe, tendientes a la mejora de las condiciones cartelarias.

  • ¿Qué beneficios se pueden obtener de las audiencias previas al cartel?

    Si la dinámica de las audiencias es la adecuada la Administración puede obtener una serie de beneficios, tales como:

    1) Depurar los futuros carteles ante observaciones de mejora que hagan los interesados.

    2) Mejorar las condiciones técnicas que tenía previsto exigir.

    3) Anticipar posibles molestias que tengan algunos interesados y por ende podrá administrar mejor esas futuras oposiciones.

    4) Establecer un mecanismo de comunicación fluido con todos los sujetos que tengan algún interés en el negocio.

  • ¿Es obligatorio para la Administración responder todas las observaciones que se hagan en una audiencia previa al cartel?

    La Administración, no se encuentra obligada a aceptar ninguna de las iniciativas que se le formulen. Esta etapa no es una etapa de conflicto si no de acercamiento y de conocimiento para la Administración.

    Aunque claro está, si se presentan inquietudes válidas que es posible evacuar en ese momento a los asistentes, es recomendable darles una respuesta para mejorar la comunicación y entendimiento del negocio.

 

Estudios de mercado
Contratación Administrativa
  • ¿La Administración puede realizar estudios de mercado?

    Una premisa fundamental para cualquier compra exitosa que se haga es la obligación de la Administración de tener el conocimiento detallado del mercado. De tal suerte que no solo es posible que la Administración realice estudios de mercado antes de realizar cualquier compra si no que en la mayoría de los casos este tipo de estudios debería ser obligatorio para acercarse al éxito del respectivo proyecto.

    Ni siquiera las personas particulares deberían comprar sin antes conocer qué ofrece el mercado mucho menos lo deberían hacer cuando hay fondos públicos de por medio y se busca la satisfacción del interés público. El conocimiento previo del mercado brinda conceptos vitales para la planificación, tales como características técnicas existentes, obsolescencias, tecnologías de punta, precios aproximados, diferentes soluciones, entre muchas otras cosas.

  • ¿Cómo se realizan los estudios de mercado?

    No existen “recetas” únicas para realizar un estudio, ya que esto va a depender de la Institución, el tipo de negocio y del mercado mismo. Es así como no se trata de tener todo un equipo de profesionales expertos en mercados o algo similar, si no que de alguna u otra manera, los técnicos de la Institución y la unidad usuaria sepan qué condiciones ofrecen las distintas empresas existentes.

    Mientras se de un trato igualitario y transparente es posible convocar a las empresas a realizar presentaciones de sus productos, también realizar visitas por parte de los funcionarios a las instalaciones de los potenciales oferentes, solicitar cotizaciones preliminares, asistir a ferias, exposiciones, conferencias, en fin todo aquello que de manera transparente genere un conocimiento en los técnicos.

    Claro está que es recomendable dejar constancias por escrito de todas estas actuaciones, de esa forma se evitan suspicacias y todo queda transparente.

 

Planificación
Contratación Administrativa
  • ¿Por qué es importante la planificación en las compras públicas?

    Esta es quizás la parte más importante, ya que comparándolo con la construcción de un edificio, se podría decir que con la planificación se sientan las bases para la futura compra. Y bien dice el refrán que lo que empieza mal terminal mal, o más bien lo que empieza bien, termina bien.

    La planificación no debe verse como algo engorroso o de tramitología, si no más bien, antes de iniciar cada proyecto o compra es necesario dedicar recursos sustantivos para determinar con certeza lo siguiente:

    ¿Qué se necesita?

    ¿Cómo se va a obtener?

    ¿De quién se podría obtener?

    ¿Quién se va a encargar de llevar a cabo cada etapa?

    Con la respuesta a estas simples preguntas ya se podría decir que se está planificando.

  • ¿Cuál debería ser el primer insumo para la planificación?

    Lo primero que debería tomarse en cuenta es aquel informe que haya evaluado la más reciente compra similar a la que se va a tramitar. De esta manera se tendría una memoria histórica sobre procesos similares de reciente trámite, que podría facilitar las tareas, anticipando una repetición de los aspectos positivos y una eliminación o mejor manejo de aquellos aspectos que fueron considerados dificultades o errores.

    Aun y cuando esa práctica no es habitual, es importante empezar hoy mismo, con lo cual debería adoptarse una cultura institucional en la que una vez concluida cada compra (o por lo menos las más importantes) se prepare un documento que refleje las bondades y dificultades, el cual sería ese primer paso para la próxima compra.

 

Plan de compras
Contratación Administrativa
  • ¿Qué es el Programa de Adquisiciones?

    Es el documento por medio del cual cada Administración anuncia el resultado de la planificación y elaboración del presupuesto previamente desarrollada y en el que se indica qué es lo que esa entidad tiene previsto comprar ese año.

    Oficialmente se llama Plan de Adquisiciones pero puede llamarse plan de compras, plan de adquisiciones, programa de contratación para ese año. El nombre no es lo relevante si no que cada entidad tenga un “plano” de lo que ha considerado como compras posibles, cuando programó su año presupuestario.

  • ¿Cuándo y cómo se divulga el Programa de Adquisiciones?

    Según las normas vigentes el programa debe publicarse dentro del primer mes del año presupuestario, lo cual tiene toda lógica, ya que no es una herramienta que surge de la noche a la mañana, sino que recoge lo que planificó y presupuestó desde finales del año presupuestario anterior. Ahora bien, hay que tener claro que lo que se indique al principio de año en ese documento no está escrito en piedra y por lo tanto puede irse modificando, según vaya avanzando el año. De igual forma, lo que ahí se indique no implica que obligatoriamente debe comprarse, precisamente porque las necesidades del año presupuestario pueden ir cambiando y ello incluye desechar algunas de las compras inicialmente programadas.

    Este programa se puede publicar en La Gaceta, o bien en página Web de la Institución; en este último caso sí es necesario que se haga una publicación en el Diario Oficial, indicando la dirección electrónica donde se encuentra disponible.

  • ¿Cuándo es necesario hacer estudios de factibilidad para cada compra?

    Los complejos y completos estudios de factibilidad deberían reservarse para aquellos proyectos de gran magnitud, en los cuales se invierten altas sumas y que son considerados estratégicos y con un mayor elenco de riesgos a atender.

    No obstante, sí es necesario conformar un expediente en el que se evidencie el respeto básico a todas aquellas medidas necesarias para prever una buena ejecución contractual, tal como estudios de mercado, detección de necesidades institucionales, previsión del personal que tramitaría la compra y luego la fiscalizaría, proyección de tareas y tiempos, entre otros.

  • ¿Quién es el encargado de hacer la planificación?

    No se pueden establecer fórmulas mágicas, ya que cada entidad tiene realidades de organización y de recursos distintas. Sin embargo, lo importante es que a nivel de quien tenga que tomar las decisiones estratégicas de la Institución (sea Presidentes Ejecutivos, Alcaldes, Gerentes o similares) se elabore un esquema de organización para atender esta vital parte inicial del proceso. En ese sentido, ha de procurar generar, en la medida de lo posible oficinas que cuenten con personal especializado en planeación y planificación, pero integrando a las unidades usuarias, asesorías legales, parte técnica y por supuesto proveedurías.

 

Decisión inicial
Contratación Administrativa
  • ¿Qué es la decisión inicial?

    Hay que empezar por definir qué no es: no es un mero papel necesario para cumplir un requisito que fija el Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa y que se “llena” por protocolo. Por el contrario, de lo que se trata es de un documento, el cual recoge la radiografía de lo que será la contratación y el cual implica un banderazo de salida; cuando decimos “ok, hemos verificados los aspectos básicos y estamos listos para arrancar este proceso de compras”.

  • ¿Qué aspectos debe reflejar la decisión inicial?

    Este acto administrativo comprende una serie de decisiones y actuaciones previas, tales como la determinación de la procedencia de la contratación, identificar el objeto en sus características principales y fijar la forma en la cual la Administración tiene previsto realizar el control y la fiscalización de la ejecución contractual.

  • ¿Qué sigue después de la decisión inicial?

    Hay varios pasos vitales para lo que viene luego de la decisión inicial. En primer lugar hay que confeccionar un cronograma de todas las actividades que siguen, indicando la tarea a realizar, el responsable y el tiempo razonable para hacer esas tareas. De igual manera hay que nombrar a alguien que se encargue de darle seguimiento al cumplimiento de cada una de las tareas y en los tiempos programados. De vital importancia para el buen funcionamiento de esta etapa está la fijación detallada de todas las tareas previsibles y establecer tiempos reales y razonables, aunado a que hay que comunicarle a todos los involucrados, sus obligaciones.

    También hay que verificar que se cuenta con el contenido presupuestario exigible a ese momento, definir una estimación del negocio, determinar cuál es el tipo de procedimiento que ha de seguirse para seleccionar al contratista y lógicamente hacer un cartel.

 

Expediente administrativo
Contratación Administrativa
  • ¿Cómo debo conformar el expediente?

    Un expediente es vital para el cumplimiento de los principios de transparencia y publicidad ya que lejos de verlo únicamente como un “montón de papeles juntos” hay que tener claro que es la memoria histórica de todo el trámite de contratación y que sirve para ordenar y mantener en un solo sitio el recuento de las actuaciones.

    Este expediente debe contener todos los documentos relacionados con la contratación y se deben ir incorporando en orden cronológico y de inmediato hay que foliarlo (esto es numerar cada página) porque de esa forma se garantiza el orden de continuidad, es decir se convierte en un espejo de la realidad según se vaya presentando.

  • ¿Los expedientes de contratación administrativa son públicos?

    Sí. Tanto la Ley de Contratación Administrativa, como su Reglamento establecen con toda claridad que los expedientes de contratación administrativa son públicos, lo que significa que cualquier persona, no sólo los funcionarios de la Institución, los pueden consultar. Esto incluye a los oferentes, sus representantes, abogados, periodistas, funcionarios de la auditoría interna, diputados, asesores legislativos, en fin cualquier ciudadano.

    La excepción a esta regla son aquellos documentos que contienen información confidencial sumamente delicada que así haya sido declarada por parte de la Administración mediante un acto razonado, esto es un documento que explique las razones de manera clara para que no se esté evadiendo injustificadamente el principio de publicidad.

  • ¿Se puede tramitar el procedimiento en expedientes electrónicos?

    Sí, siempre y cuando se garantice la seguridad de la información, esto implica que sean sistemas amigables para el usuario, que garanticen la adecuada conservación de toda la información, que permitan tener trazabilidad de las actuaciones, que se permita saber el orden cronológico en la que se genera la información y que se respecte la integridad y la no alteración de la información. Además, es posible su uso siempre y cuando se tengan mecanismos de respaldo en caso de que se presenten problemas, tales como caídas de Internet, falta de fluido eléctrico, falta de capacidad del sistema, etc.

    Además, no se debe perder de vista que las normas permiten el uso de medios electrónicos, siempre y cuando la naturaleza de los actos lo permita y sea posible establecer con toda precisión, por medio de registros fidedignos la identificación del emisor y el receptor, la hora, la fecha y el contenido del mensaje.

 

Contenido presupuestario
Contratación Administrativa
  • ¿Qué significa contar con contenido presupuestario suficiente?

    Como regla de principio no se puede iniciar una contratación, cualquiera que sea si no se tiene certeza que cuenta con el contenido presupuestario disponible para atender la obligación económica, lo cual es un requisito indispensable de verificar, luego de tomada la decisión inicial pero antes de iniciar el respectivo procedimiento de selección del contratista.

    Para tener claro, este concepto hay que indicar que ello significa en palabras sencillas que no se puede iniciar la respectiva licitación o contratación directa, a ciegas sin tener certeza que en su momento voy a poder pagar las obligaciones económicas que he contraído con el contratista.

    Y es que si una Administración se “aventura” a licitar sin tener los fondos y llegado el momento de pagar no los tiene, tendrá responsabilidades económicas y hasta disciplinarias.

  • ¿Qué pasa si el mismo año en que promuevo la licitación, no tengo aún que pagar?

    No debo presupuestar, para no incurrir en una inadecuada ejecución presupuestaria. Lo que procede es tramitar la licitación respectiva y adoptar las medidas para contar con recursos el año en que sí tenga que pagar.

    Esto no requiere autorización de la Contraloría General y se puede hacer por decisión y planificación de la respectiva Administración.

  • ¿Qué debo hacer si tengo que pagar una parte del contrato este año y la restante en otro año presupuestario?

    Lo primero que debe tenerse claro es que no debe presupuestarse la totalidad del contrato si ya tengo certeza de que una parte se cargará al presupuesto siguiente. Por lo tanto lo que se hace es que se presupuesta la parte proporcional que se tiene previsto pagar en el presente año y tomar las medidas correspondientes para incorporar en el presupuesto del próximo año lo que se necesite.

    Para mayor claridad se presenta un ejemplo. Se suscribe un contrato por servicios continuos de limpieza cuyo primer año inicia el 1 de octubre 2012 y finaliza el 30 de setiembre de 2013. El monto sería de un millón mensual para un total de doce millones. Entonces al inicio del procedimiento se presupuestan tres millones para cubrir octubre, noviembre y diciembre y en el presupuesto 2013 se incorporan los fondos por los restantes nueve meses.

    Este tipo de formas de presupuestar tampoco requieren autorización de la Contraloría General de la República.

  • ¿Cuándo se requiere autorización de la Contraloría General para iniciar sin contenido presupuestario un procedimiento de contratación administrativa?

    Se requiere autorización únicamente en los casos en los que se tiene certeza que el concurso para escoger el contratista y el pago total se darán en el mismo año presupuestario pero al momento de iniciar la respectiva licitación no se tienen los fondos respectivos, pero se tiene la expectativa que los tendrán oportunamente.

    Una vez obtenida la autorización respectiva se puede iniciar en paralelo el concurso y las modificaciones presupuestarias correspondientes, pero eso sí, advirtiendo en el cartel que el dictado del acto de adjudicación queda condicionada a que efectivamente se tengan los recursos respectivos.





 

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