Preguntas Frecuentes | Contratación Administrativa | Procedimientos de excepción y materias excluidas de los procedimientos ordinarios CA | Procedimientos de excepción y materias excluidas de los procedimientos ordinarios
Preguntas Frecuentes

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Procedimiento de excepción
Contratación Administrativa
  • ¿Qué se entiende por procedimientos de excepción?

    La Constitución Política dispone en el artículo 182 como regla general, la obligación que tiene el Estado de contratar sus bienes y servicios por medio del procedimiento ordinario de licitación, ya que el constituyente consideró que ese mecanismo es más idóneo para garantizar el interés público. Sin embargo, existen casos en los cuales el promover un procedimiento licitatorio, más bien, afectaría el interés público, en tales casos se debe acudir a un procedimiento de excepción, todo lo cual debe encontrarse expresamente regulado en la ley.

  • ¿Cuáles son los supuestos para que procedan los procedimientos de excepción?

    • Actividad ordinaria

    • Acuerdos con sujetos de derecho público internacional

    • Actividad contractual entre sujetos de derecho público

    • Supuestos incompatibles con el concurso

    • Compras realizadas con caja chica

    • Bienes o servicios a contratarse en el extranjero

    • Exclusión en instrumentos internacionales

    • Escasa cuantía

 

Actividad ordinaria
Contratación Administrativa
  • ¿Qué se entiende por actividad ordinaria?

    La actividad ordinaria de un ente u órgano de la Administración comprende aquella que éstos realicen, dentro del ámbito de su competencia, por medio de una actividad o servicio que constituye la prestación última o final que ésta efectúa de frente a sus usuarios, y cuya frecuencia, tráfico y dinamismo, justifican o imponen apartarse de los procedimientos usuales de concurso.

    No comprende la actividad ordinaria las adquisiciones de los “medios” para llevar a cabo los “fines”, como por ejemplo aquellas realizadas para su instalación como compra o arrendamiento de edificios, mobiliario, construcción de obras, etc.; ni los que se deban efectuar para su funcionamiento (arrendamiento o compra de equipos, vehículos, útiles, materiales, etc.); ni para el transporte de productos para su uso o comercio, ni la información u otra clase de prestaciones ajenas a la finalidad inmediata de su servicio.

  • ¿Cuáles son algunos ejemplos de la actividad ordinaria que realizan ciertas instituciones?

    Como ejemplo de actividades ordinarias en las distintas administraciones, se puede señalar: La que realiza el Instituto Costarricense de Electricidad, consistente en la venta de servicios de telecomunicaciones y electricidad a los usuarios; la que efectúa el Instituto Costarricense de Acueductos y Alcantarillados con la venta del servicio de agua potable a la población, la que efectúa el Instituto Nacional de Seguros cuando vende seguros a sus usuarios, la que realiza la Compañía Nacional de Fuerza y Luz cuando vende electricidad a sus usuarios, entre otros.

 

Acuerdos con sujetos de derecho público internacional
Contratación Administrativa
  • ¿En qué consiste la celebración de acuerdos con sujetos de derecho público internacional?

    Se refiere a las contrataciones con otros Estados o con sujetos de derecho internacional (por ejemplo: la ONU, la OEA, la OTAN, la OPEP, organismos financieros internacionales, como FMI, BCIE, BM, entre muchos otros). El requisito que se establece es que se respeten en todo momento los canales diplomáticos por medio de los cuales las naciones y esta clase de entidades se interrelacionan entre sí.

 

Acuerdo contractual entre sujetos de derecho público
Contratación Administrativa
  • ¿En qué consiste la actividad contractual entre entes de derecho público?

    Se refiere a los contratos celebrados entre entes públicos, estableciéndose los siguientes requisitos:

    1. Ambos sujetos de la contratación deben contratar de acuerdo con sus respectivas competencias, así no podría a parecer una entidad obligándose a prestaciones que escapan de su ámbito competencial.

    2. Debe existir un equilibrio, no es posible que una sola parte cargue con la totalidad o la mayoría de los recursos que sean requeridos para cumplir el objeto del contrato.

    3.Finalmente, si cada entidad se obliga a dar prestaciones que impliquen erogación de recursos, estos deben estar debidamente presupuestados y disponibles, para hacer frente a la obligación que se asume en el contrato.

 

Supuestos incompatibles con el concurso
Contratación Administrativa
  • ¿En qué consiste la excepción de “supuestos incompatibles con el concurso”?

    La normativa contempla el caso de ciertos bienes y servicios que por su naturaleza o por circunstancias propias no es posible o resulta inconveniente adquirirlos a través de los procedimientos ordinarios que correspondan de acuerdo al monto, por lo que la Administración se encuentra facultada para contratarlos de forma directa. Dicho supuestos son los siguientes:

    • Oferente único

    • Bienes y servicios artísticos o intelectuales

    • Medios de comunicación social

    • Suscripción y compra de material bibliográfico

    • Servicios de capacitación

    • Atención urgente de gestiones judiciales

    • Reparaciones indeterminadas

    • Seguridades calificadas

    • Interés manifiesto de colaborar con la administración

    • Arrendamiento y compra de bienes únicos

    • Situaciones imprevisibles

    • Arrendamiento de vehículos

    • Servicios de arbitraje y conciliación

    • Combustible

    • Patrocinio

    • Asesoría a las Auditoría Internas

  • ¿Qué se entiende por oferente único?

    La condición de oferente único, se presenta cuando solamente una persona física o jurídica puede cumplir con el bien o servicio que requiere la Administración, la cual debe bajo su responsabilidad documentar en el expediente el criterio técnico que justifique que el bien o servicio efectivamente es el único, sin que se disponga en el mercado de similares o de otras alternativas capaces de atender la necesidad que pretende satisfacer la Administración.

    La Administración además de acreditar que solo hay un posible oferente, debe dejar acreditado que el mismo resulta idóneo, así como que el precio es razonable (por ejemplo mediante la comparación con el precio cotizado en contrataciones similares). Además, debe estar verificando en el mercado si todavía existe un único oferente; en caso contrario y de requerirse una prórroga debe realizar el respectivo procedimiento ordinario.

  • ¿En qué consiste la contratación de bienes artísticos e intelectuales?

    Se refiere a los bienes o servicios que en virtud de su carácter intelectual o artístico se consideren fuera de competencia. Es importante que los mismos se compren a precios razonables.

    Ahora, cuando la obra no haya sido creada, se podrá utilizar un certamen, donde el procedimiento de selección será el juicio crítico de expertos reconocidos en una comisión de no menos de tres integrantes y no más de cinco. En estos casos, las credenciales de los jueces deberán constar en el expediente administrativo.

  • ¿En qué consiste la contratación por excepción de medios de comunicación social?

    Se refiere a la posibilidad de contratar en forma directa los medios de comunicación social para la difusión de mensajes relacionados con la gestión institucional. En nuestro medio dicho mercado es limitado.

    Para utilizar este procedimiento de excepción, se deberá realizar un plan en el cual se definan las pautas generales a seguir para la selección de los medios, atendiendo al público meta, necesidades institucionales y costos.

  • ¿Es posible que mediante la contratación por excepción de “medios de comunicación social”, se puede contratar agencias de publicidad?

    No, la contratación de agencias de publicidad deberá realizarse por los medios de contratación ordinarios; por lo que la confección de campañas de publicidad o elaboración de productos asociados a este tipo de mercado, no puede hacerse bajo la aplicación de esta excepción.

  • ¿En qué consiste la contratación por excepción para la suscripción y compra de material bibliográfico?

    Se refiere a la suscripción de revistas, semanarios o diarios de circulación nacional o internacional, así como la compra de material bibliográfico en el extranjero, e incluso el contenido en medios electrónicos, lo cual se puede hacer en forma directa.

  • ¿En qué consiste la contratación por excepción de servicios de capacitación?

    En primer lugar, debe aclararse que existen dos tipos de capacitación, para estos efectos. Uno es el de los servicios de capacitación abierta, entendida como aquellas en las que se invita al público en general y no son programadas en atención a las necesidades puntuales de la Administración. Se puede contratar en forma directa siempre y cuando se justifique en el cumplimiento de los fines institucionales.

    Con respecto al segundo grupo, integrado por las necesidades de capacitación específicas de cada entidad, estas deberán seguir los procedimientos ordinarios de contratación, excepto en los casos donde la empresa y el instructor sean extranjeros, idóneos y por su especialidad, se considera fuera de competencia, en cuyo caso es posible recurrir a la compra directa.

  • ¿En qué consiste el supuesto de contratación por excepción, para la atención urgente de gestiones judiciales?

    Se refiere a la contratación de servicios profesionales en derecho para atender gestiones que sean urgentes y respecto de las cuales la Administración no cuente con personal capacitado para ello, en las cuales esté de por medio la protección y defensa de los intereses y bienes públicos. Además, no debe tratarse de necesidades de carácter permanente, por ejemplo que deberían atender los respectivos abogados de planta, sino de servicios ocasionales que estén referidos a un objeto específico.

    Así entonces tenemos como ejemplo, la atención de un informe que deba rendirse con ocasión de la interposición de un recurso de amparo o bien, la atención de una gestión judicial en un plazo muy corto en el cual no da tiempo de realizar una licitación para contratar un abogado especialista en una materia en particular de la cual no se cuenta con abogados especialistas en la institución, como derechos de autor.

  • ¿En qué consiste la contratación por excepción para reparaciones indeterminadas?

    Se refiere a los casos en los que la Administración cuenta con una maquinaria, equipo o un vehículo que requiere una reparación pero para saber en qué consiste dicha reparación sea indispensable el desarmar dicha maquinaria, equipo o vehículo. Es decir, no se refiere a los casos de reparaciones comunes de mantenimiento, sino de aquellos en qué no se conocen de antemano los alcances de la respectiva reparación.

    Las reparaciones indeterminadas se pueden contratar en forma directa con un taller que haya sido previamente precalificado por la respectiva Administración, y se hará, sobre la base de un precio de estimación aproximada del precio para su oportuna liquidación a efectuar en forma detallada.

  • ¿En qué consiste la contratación por excepción por seguridades calificadas?

    Se refiere a los casos en que para elaborar la oferta, resulta indispensable que la Administración revele información calificada y confidencial, lo cual debe quedar acreditado en el respectivo expediente. Así, la idea es que la Administración para contratar el respectivo bien o servicio no se vea forzada a revelar dicha información a “cualquier potencial oferente”, sino que ello se reduzca a uno solo, con quien ésta decida contratar. No procedería acudir a esta excepción, si los potenciales proveedores pueden elaborar sus ofertas sin conocer la información a resguardar. Por ejemplo, para la contratación de la impresión de billetes y otros valores y acuñación de monedas.

    Ahora, ello no quiere decir que la Administración pueda contratar directamente con una sola empresa, sino que tiene que llevar a cabo un procedimiento especial de selección en donde se consulte en el mercado potenciales oferentes, claro está, en forma discreta sin dar a conocer detalles de la información que se desea resguardar. Asimismo, debe verificar la razonabilidad del precio.

  • ¿Es posible utilizarse la excepción de seguridades calificadas para la adquisición de equipos de seguridad y vigilancia?

    No, este supuesto únicamente refiere a los casos en que para elaborar la oferta, resulta indispensable que la Administración revele información calificada y confidencial, sin embargo, en muchas ocasiones se tiende a confundir el término "seguridades" entendiendo que el mismo comprende la adquisición de equipos de seguridad y vigilancia (cámaras, alarmas, armas de fuego, alambre navaja, etc.), o los servicios de seguridad para vigilancia de instalaciones de la Administración, lo cual no corresponde.

  • ¿A qué se refiere el supuesto de interés manifiesto de colaborar con la Administración?

    Esta excepción refiere a los contratos de servicios y suministros con personas físicas, organizaciones no gubernamentales o entidades privadas que evidencien su afán de ayuda desinteresada a la Administración y su ausencia de ánimo de lucrar en la respectiva operación.

    Se entiende que se está en los supuestos anteriores, cuando el precio fijado por el particular a la Administración Pública resulte inferior al valor real mínimo de mercado en 30% o más. El valor real mínimo será determinado por los estudios de mercado que se hagan o, cuando la naturaleza del objeto lo permita, mediante una valoración hecha por peritos idóneos según sea ordenado por la propia Administración.

  • ¿En qué casos se puede arrendar un bien en forma directa?

    Cuando en razón de su ubicación, naturaleza, condiciones y situación, un bien se configure como el más apto para la finalidad propuesta, aspecto que debe acreditar la Administración bajo su exclusiva responsabilidad sin que tenga que pedir autorización para ello a la Contraloría General de la República. El precio máximo será el que fije el personal especializado de la Institución o en su defecto, de la Dirección General de la Tributación.Por ejemplo el alquiler de un local en un centro comercial para establecer una sucursal bancaria.

  • ¿En qué casos se puede comprar un bien en forma directa?

    Cuando en razón de su ubicación, naturaleza, condiciones y situación, un bien se configure como el más apto para la finalidad propuesta, la Administración se encuentra habilitada para adquirirlo por medio de compra directa. El precio máximo será fijado por el personal especializado de la Institución, o en su defecto por la Dirección General de la Tributación.

    En el caso de la compra de bienes inmuebles, sí se requiere contar con la autorización de la Contraloría General de la República, debiendo especificarse en la solicitud el inmueble que se pretende adquirir, la persona a quién pertenece, los datos de inscripción en el Registro Público, el monto a pagar, el avalúo de Tributación Directa, y la declaración expresa bajo exclusiva responsabilidad de la interesada, en el sentido de que ese inmueble por su ubicación, naturaleza, condiciones y situación, se determine como único y propio para la finalidad propuesta.

  • ¿En qué casos se estaría ante el supuesto de excepción de la atención de situaciones imprevisibles?

    Se refiere a la habilitación con la que cuenta la Administración para realizar en forma directa las contrataciones que sean necesarias para enfrentar situaciones totalmente imprevisibles que afecten o amenacen gravemente la continuidad de los servicios públicos esenciales, por ejemplo en el servicio de agua potable la ruptura de un tubo madre que abastece a la población.

    Debe encontrarse involucrado un servicio público esencial y debe tratarse de una situación imprevisible, por lo que no entran en ese supuesto las faltas de abastecimiento.

  • ¿Cuál es la diferencia entre el supuesto de la atención de situaciones imprevisibles y el de la urgencia apremiante?

    El supuesto de la urgencia apremiante, se presenta cuando la Administración enfrente una situación cuya atención sea calificada de urgente, indistintamente de las causas que la originaron, a diferencia del otro supuesto en que necesariamente debe tratarse de una situación imprevisible. Además, en el caso de la atención de situaciones imprevisibles se está ante una afectación o una amenaza de afectación grave en la continuidad de los servicios público esenciales, es decir no se trata de cualquier afectación o amenaza sino que la misma debe ser grave, y además debe ser con relación a un servicio público, y no a cualquier servicio público sino a aquellos caracterizados de esenciales para la población.

    Así, la situación de atención urgente puede haber sido provocada por una mala gestión, como por ejemplo desabastecimientos originados por falta de planificación, y en dado caso se puede acudir a la excepción pero se deberán adoptar las medidas sancionatorias y correctivas que procedan.

    Otra diferencia radica en que en el supuesto de la atención de situaciones imprevisibles la Administración puede realizar en forma directa las contrataciones necesarias para atender la situación bajo su responsabilidad, mientras que en el caso de la urgencia apremiante debe contarse con la autorización de la Contraloría General de la República y se refiere a prescindir de una o de todas las formalidades de los procedimientos de contratación, o crear procedimientos sustitutivos de estos, con el fin de evitar lesión al interés público, daños graves a las personas o irreparables a las cosas.

  • ¿En qué casos se puede arrendar vehículos en forma directa?

    Se puede contratar en forma directa el arrendamiento de los vehículos de los funcionarios de la Administración, cuando para el cumplimiento de sus funciones deban desplazarse y resulte más económico y razonable, pagar un precio por la utilización de dichos vehículos. Es muy importante contar con un adecuado y eficiente sistema de control interno.

    Se requiere de la autorización de la Contraloría General de la República, quien además fija de manera periódica las tarifas correspondientes.

  • ¿Se pueden contratar en forma directa los servicios de arbitraje y conciliación?

    Sí, ello debido a la naturaleza propia de este tipo de mecanismos de resolución alternativa de conflictos, en donde para la selección del árbitro o conciliador se requiere no solo la experiencia o los conocimientos técnicos o profesionales, sino también involucra un elemento de confianza para cada una de las partes; lo cual luce incompatible con los procedimientos ordinarios de contratación de servicios.

  • ¿Cuál es el mecanismo que debe usar la Administración para comprar combustible?

    Es importante tener claro que la compra de combustible en estaciones de servicio se hace bajo un precio uniforme y común que es fijado por Autoridad Reguladora de los Servicios Públicos (ARESEP), por lo que si en principio no existen diferencias ni en calidad, ni en precio de una estación a otra, no tiene sentido obligar a la Administración a realizar un concurso, sino que puede acudir directamente a cualquier estación.

  • ¿En qué casos se puede contratar directamente los patrocinios?

    Tanto el caso en que la Administración sea la que otorgue el patrocinio, como aquel en que ésta lo reciba se pueden negociar directamente. Lo importante es que debe tratarse de una actividad que reporte ventajas económicas a favor de la entidad. Así, de previo a dar un patrocinio la Administración debe llevar a cabo un estudio de costo beneficio que justifique la elección. Asimismo, si la Administración es la que obtiene un patrocinio, debe igualmente procurar las condiciones más beneficiosas y en caso de contar con varias opciones optará por la alternativa más conveniente a sus intereses.

  • ¿En qué casos las auditorías internas pueden contratar en forma directa asesorías?

    Esta excepción se refiere a la posibilidad con que cuenta la Auditoría Interna y los órganos de control de contratar servicios profesionales especiales para sus investigaciones, cuando la confidencialidad o agilidad así lo amerite.

  • ¿En qué casos aplica la excepción de contrataciones con fondos de caja chica?

    Se refiere a las compras para gastos menores e indispensables, las cuales se rigen por las disposiciones reglamentarias que al efecto se emitan para cada Administración, las cuales fijarán los supuestos para su utilización, montos máximos, mecanismos de control y funcionarios responsables de su manejo.

  • ¿En qué consiste el supuesto de la contratación de bienes y servicios en el extranjero?

    Se trata de contrataciones que se realizan en el extranjero por lo que no cabría recurrir a esta excepción para contratos que se ejecutarían en el país. Refiere a todas aquellas contrataciones cuyo objeto reside en la construcción, la instalación o la provisión de oficinas ubicadas en el extranjero, así como la contratación de personas físicas o jurídicas extranjeras que van a brindar sus servicios en el exterior.

    A pesar de que no necesariamente debe realizarse un concurso para su contratación, sí se debe procurar la idoneidad del contratista y que garantice el fiel cumplimiento de sus obligaciones contractuales.

  • ¿A qué se refiere el caso de la exclusión por instrumentos internacionales?

    Se refiere a los casos en una norma legal o un instrumento internacional vigente en Costa Rica establece que a las respectivas contrataciones les aplicarán procedimientos de contratación especiales regulados en dichas normas y en los respectivos reglamentos, quedando excluidos de la aplicación de los procedimientos ordinarios de contratación. Ahora bien, debe aclarase que a pesar de ello, los principios de la contratación administrativa sí resultan plenamente aplicables, por lo que en las respectivas contrataciones se debe respetar la libre participación, la igualdad, etc.

  • ¿A qué se refiere el supuesto de la escasa cuantía

    Cuando el volumen de la compra y el valor y alcance económico del negocio sean restringidos existe la opción de llevar a cabo un procedimiento más ágil a efectos de evitar la tramitación de un procedimiento que llegue a ser incluso más caro que el objeto contractual.

    Los montos para determinar que se trata de un supuesto de escasa cuantía, se encuentran definidos en el artículo 27 de la Ley de Contratación Administrativa. Los montos actualizados por año y publicados en el Diario Oficial La Gaceta.

  • ¿Cómo se tramita un procedimiento de escasa cuantía?

    En los procedimientos de escasa cuantía, no es obligatorio realizar un publicación en el Diario Oficial o en diarios de circulación nacional, sino que se debe cursar invitación por lo menos a tres potenciales proveedores idóneos, si existen y se adjudicará a la oferta de menor precio, sin perjuicio de que se valoren otros factores que se estimen relevantes, lo cual deberá definirse en la invitación.

    Si existe un registro de proveedores, debe acudirse a éste para elegir al menos a tres diferentes proveedores en cada compra. Ante la imposibilidad de extraer tres potenciales oferentes del registro o de no contar con registro, se puede solicitar colaboración a otra institución pública para poder cursar las invitaciones. Pero si no es posible acudir a un registro público, la Administración debe seleccionar responsablemente, mediante otras vías, al menos a tres diferentes proponentes idóneos para que presenten su cotización. Debe aclararse que se deben tomar en cuenta las ofertas de proveedores incluso no invitados.

  • ¿A qué se refiere la excepción de contratación y mantenimiento de infraestructura educativa?

    Ante la preocupación por lograr la pronta realización de aquellas contrataciones que se requieren para que los centros educativos cuenten con instalaciones adecuadas, se establece la excepción de los procedimientos ordinarios, a efectos de que las Juntas de Educación y Administrativas puedan acudir a la contratación directa concursada requiriéndose al menos el concurso de tres oferentes.

    Para la adecuada aplicación de este mecanismo, tanto el Ministerio de Educación Pública como el Ministerio de Obras Públicas y Transportes emitirán disposiciones generales que establezcan medidas de control interno para garantizar la más eficiente y eficaz administración de fondos públicos. Igualmente es fundamental, procurar el acceso de ese tipo de Juntas a la asesoría legal y técnica requerida, tanto para la fase de elaboración del cartel como en la valoración de ofertas y durante la ejecución contractual.

  • ¿En qué casos se puede excepcionar la aplicación de los procedimientos ordinarios mediante autorización de la Contraloría General?

    La Contraloría General de la República puede autorizar a la Administración a realizar una contratación directa o a hacer uso de procedimientos sustitutivos a los ordinarios en otros casos no previstos por la normativa, cuando se logre demostrar que esa es la mejor forma de alcanzar la debida satisfacción del interés general, o de evitar daños o lesiones a los intereses públicos. Se entiende que al menos los siguientes casos se encuentran incluidos en ese supuesto:

    Cuando se trate de la adquisición de bienes, obras o servicios que sólo puedan obtenerse de un pequeño número de proveedores.

    Cuando por razones de normalización o compatibilidad se deba adquirir productos tecnológicos del mismo contratista del cual ya se adquirió equipo tecnológico, siempre y cuando el contrato original haya sido satisfactorio para la Administración, el precio sea razonable y se haya verificado en el respectivo mercado que no existieran mejores alternativas.

    Igualmente la CGR está facultada para autorizar contrataciones directas en los casos en los que existe urgencia de atender una necesidad, sin importar si ello obedece a una mala planificación o es una situación ajena a la voluntad de la Administración.

  • ¿Puede la Contraloría General de la República autorizar la realización de una contratación directa o de un procedimiento sustitutivo cuando no existe un supuesto taxativamente previsto en la norma?

    Sí, puede plantearse ante la Contraloría cualquier supuesto no previsto, pues precisamente esta opción se plantea en virtud de que la norma legal no puede preveer todos los posibles casos en que resulte conveniente apartarse del procedimiento de licitación, por lo que cada caso concreto se valorará.

  • ¿Qué requisitos debe contener la solicitud de autorización para contratar en forma directa a presentar ante la Contraloría General de la República?

    La solicitud deberá ser suscrita por el jerarca de la entidad u órgano o por el funcionario competente.

    Explicar en forma detallada las circunstancias por las cuales se considera que la utilización del procedimiento licitatorio no resulta apropiado o conveniente para la satisfacción del interés general.

    Detallar el monto estimado del negocio y la partida presupuestaria que respaldará el gasto respectivo.

    Indicar la forma en que se pretende realizar la selección del contratista.

    Establecer un cronograma y el responsable de cada actividad hasta concluir la ejecución.

    Es importante que en la solicitud se logre demostrar mediante las pruebas pertinentes, ya sea documentos, cronogramas comparativos, fotografías, etc., que resulta necesario, oportuno y conveniente contratar en forma directa.





 

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